Termine im Team verteilen

Mit der Round-Robin-Terminplanung verteilt Ihr KI-Agent Termine gleichmäßig auf mehrere verbundene Kalender.

Ideal für Vertriebs- oder Supportteams, die sich Termine teilen: Anrufe und Meetings werden fair auf die verfügbaren Teammitglieder verteilt.

Bucht ein Anrufer einen Termin, prüft das System automatisch, welcher Kalender den nächsten freien Termin hat, und ordnet die Buchung entsprechend zu.

Wann Sie ihn nutzen

Nutzen Sie diesen Skill, wenn:

• mehrere Teammitglieder dieselbe Art von Terminen übernehmen (zum Beispiel Verkaufsgespräche oder Beratungen).
• Sie die Arbeitslast gleichmäßig auf Ihr Team verteilen möchten.

So funktioniert es

Ist die Round-Robin-Terminplanung aktiviert, wird der KI-Agent:

1. die Verfügbarkeit in allen verbundenen Kalendern prüfen.
2. Zeiten danach anbieten, wer als Nächstes verfügbar ist.
3. den Termin automatisch im Kalender des ausgewählten Teammitglieds buchen.

Sie können mehrere Kalender verbinden, damit das System die Buchungen fair rotiert und Doppelbuchungen vermeidet.

Dieser Skill arbeitet mit Ihren Kalenderintegrationen zusammen (Outlook, Google Kalender oder Microsoft Bookings). Verbinden Sie diese zuerst auf der Seite Integrationen.

Einrichtung

1. Gehen Sie zu Agent → Fähigkeiten → Round-Robin-Terminplanung.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen oder mehrere Kalender zu verbinden.
3. (Optional) Aktivieren Sie die SMS-Bestätigung an den Eingeladenen, wenn der Anrufer eine Erinnerung per SMS erhalten soll.
4. Schalten Sie Fähigkeit aktivieren ein.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Beispielanweisung

Eine einfache Anweisung im Hauptziel sagt der KI, wann sie eine Buchung anbieten soll:

Möchte der Anrufer eine Beratung vereinbaren, biete einen Termin an. Nutze die Round-Robin-Planung, um den nächsten verfügbaren Mitarbeiter zuzuordnen.

Anwendungsbeispiele

• Vertriebsteam: Jeder Vertriebsmitarbeiter hat einen eigenen Kalender. Die KI verteilt neue Demo-Termine gleichmäßig.
• Kundensupport: Die KI plant Folgegespräche mit verfügbaren Mitarbeitern, ohne einzelne zu überlasten.
• Beratung: Die KI ordnet Kundentermine dem Berater mit dem nächsten freien Termin zu.

Die Round-Robin-Terminplanung hilft Ihrem KI-Agenten, die Terminplanung im Team effizient zu steuern: Arbeitslast ausgleichen, Abstimmungsaufwand verringern und jedem Kunden schnell einen Termin bei der richtigen Person geben. Für Buchungen in einem einzigen Kalender siehe Termin buchen.