Afspraken verdelen over je team

Met de Round-robin afspraakplanning verdeelt je AI-agent afspraken gelijk over meerdere gekoppelde agenda's.

Ideaal voor sales- of supportteams die afspraken delen: gesprekken en afspraken worden eerlijk verdeeld over de beschikbare teamleden.

Boekt een beller een afspraak, dan kijkt het systeem automatisch welke agenda het eerstvolgende vrije moment heeft en wijst de afspraak daaraan toe.

Wanneer je hem gebruikt

Gebruik deze skill als:

• meerdere teamleden hetzelfde soort afspraken doen (bijvoorbeeld salesgesprekken of consulten).
• je de werkdruk gelijk over je team wilt verdelen.

Zo werkt het

Is de round-robin afspraakplanning ingeschakeld, dan:

1. controleert de AI-agent de beschikbaarheid in alle gekoppelde agenda's.
2. biedt hij tijden aan op basis van wie als eerste beschikbaar is.
3. boekt hij de afspraak automatisch in de agenda van het gekozen teamlid.

Je kunt meerdere agenda's koppelen, zodat het systeem afspraken eerlijk rouleert en dubbele boekingen voorkomt.

Deze skill werkt samen met je agenda-integraties (Outlook, Google Agenda of Microsoft Bookings). Koppel die eerst op de pagina Integraties.

Instellen

1. Ga naar Agent → Vaardigheden → Round-robin afspraakplanning.
2. Klik op Toevoegen om een of meer agenda's te koppelen.
3. (Optioneel) Schakel de sms-bevestiging aan de genodigde in als de beller een herinnering per sms moet krijgen.
4. Zet Vaardigheid inschakelen aan.
5. Klik op Creëren.

Voorbeeldinstructie

Met een eenvoudige instructie in het Hoofddoel vertel je de AI wanneer hij een afspraak moet aanbieden:

Wil de beller een consult inplannen, bied dan een afspraak aan. Gebruik de round-robinplanning om de eerstvolgende beschikbare medewerker toe te wijzen.

Toepassingen

• Salesteam: elke verkoper heeft een eigen agenda. De AI verdeelt nieuwe demo-afspraken gelijk.
• Klantenservice: de AI plant vervolggesprekken met beschikbare medewerkers zonder iemand te overbelasten.
• Consulten: de AI wijst klantafspraken toe aan de consultant met het eerstvolgende vrije moment.

De round-robin afspraakplanning helpt je AI-agent de planning in je team efficiënt te regelen: werkdruk in balans, minder afstemming en elke klant snel een afspraak met de juiste persoon. Voor boekingen in één agenda, zie Afspraak Inplannen.